W nowym roku zmierzymy się z podwyżkami. Wzrosną ceny żywności, prądu, gazu oraz stawki za godzinę dla pracowników, wliczmy jeszcze w to inflację. A co jeżeli zawarłeś umowę na zorganizowanie imprezy np. wesela kilka lat temu? A co jeżeli poprzednie stawki są zaniżone w porównaniu z obecnymi cenami? Czy umowę można zmienić? O o zapytałam Adwokata Martę Kosecką, specjalizująca się w prawie żywnościowym.

HACCP dla Ciebie: Co zmieniło się od czasów pandemii w umowach związanych z organizacja np. wesel?

Marta Kosecka: Na pewno w takich umowach większy nacisk kładziemy na przewidzenie sytuacji, w których nie może dojść do organizacji przyjęcia z powodu tzw. siły wyższej, czyli okoliczności za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności. Choć w umowach, które ja redaguję od zawsze takie zapisy się znajdowały, teraz są one bardziej doprecyzowane. Nauczeni kilkoma lockdownami jesteśmy obecnie w stanie lepiej dostosować umowę na wypadek konieczności odwołania przyjęcia.

Kolejny aspekt to na pewno kwestia możliwości podwyższenia ceny za organizację przyjęcia weselnego. Wcześniej wielu restauratorów w ogóle nie zawierało tego typu zapisów w umowach, a gdy zapisy te zawierali, czynili to nieskutecznie lub w sposób dla nich niekorzystny. Często zapisy były nieważne albo możliwa podwyżka ceny przewidziana w umowie była zbyt niska. Obecnie galopująca inflacja powoduje, że restauratorzy zwracają baczną uwagę na to w jaki sposób zabezpieczyć się na wypadek szybko rosnących cen. Musimy jednak pamiętać, że skuteczne zastrzeżenie możliwości podwyższenia ceny menu weselnego już po podpisaniu umowy musi być zgodne z prawem, musi przykładowo uwzględniać przepisy o niedozwolonych klauzulach umownych, stąd treść takiego zapisu umownego musi być precyzyjna i gruntownie przemyślana.

HdC: Co powinna zawierać umowa na organizację wesela?

MK: Umowa na organizację wesela, czy też szerzej przyjęcia okolicznościowego, to w rzeczywistości bardzo obszerny dokument. Tak naprawdę czym umowa będzie bardziej szczegółowa, tym lepiej chroni nas przed ewentualnymi konfliktami z parą młodą. Trudno w kilku zdaniach opisać co powinno znaleźć się w takiej umowie.

Ważna jest na pewno sama komparycja umowy, czyli opisanie pomiędzy kim umowa jest zawarta i zebranie odpowiednich danych osobowych. Oprócz kwestii oczywistych – terminu przyjęcia, czasu trwania przyjęcia, wysokości wynagrodzenia umownego czy ewentualnych kar umownych za odstąpienie od takiej umowy umowa powinna zawierać szereg postanowień, które będą odzwierciedlały to, na co strony w rzeczywistości się umówiły. Tak, aby na etapie jej wykonania nie pojawiały się jakiekolwiek zarzuty o dodatkowe opłaty czy rzekomo ukryte koszty. Powinniśmy przykładowo określić jak wygląda odpłatność w przypadku zespołu muzycznego, fotografa i innych usługodawców działających na zlecenie pary młodej, kto zawrze umowę z ZAIKS i innymi organizacjami zbiorowego zarządzana prawami autorskimi, czy obowiązuje korkowe, jak wygląda kwestia dekoracji sali, czy para młoda może wynająć własnego barmana bez konieczności uiszczenia dla restauracji dodatkowej opłaty z tego tytułu czy też nie. I tak na kilku stronach – około 8-9 uszczegóławiamy wszystkie aspekty związane z organizacją takiego przyjęcia, tak aby nie tylko uniknąć jakichkolwiek ewentualnych konfliktów na etapie organizacji przyjęcia, ale gdyby nawet do takiego konfliktu doszło by łatwo było restauratorom wyegzekwować należne im prawa. Musimy bowiem pamiętać, że umowę zawiera się na złe, a nie dobre czasy.

HdC: Czy legalnym jest podwyższenie cen menu weselnego już po podpisaniu umowy?

MK: Teoretycznie tak. Niemniej jednak jeżeli jedna ze stron decyduje się na jednostronne podwyższenie ceny menu, powinna umożliwić zleceniodawcom, a więc przykładowo przyszłej parze młodej na odstąpienie od zawartej umowy. Nie możemy bowiem zmusić zleceniodawcy do zaakceptowania nowej ceny. Oczywiście jest to rozwiązanie niekorzystne dla restauratorów, nie chcą oni bowiem ryzykować utraty klientów i rezygnacji z organizowania przyjęcia weselnego w ich restauracji.

Na pewno najlepszym rozwiązaniem byłoby zawarcie aneksu do umowy czy też porozumienia, w którym podwyższymy cenę menu weselnego za zgodą pary młodej. Dlatego też często razem z restauratorami, którzy zgłaszają się do mnie nie mając zapisanej w umowie możliwości podwyższenia ceny menu weselnego decydujemy się na takie rozwiązanie, iż wysyłamy do par młodych pismo z prośbą o wyrażenie zgody na podwyższenie ceny menu weselnego. W takim piśmie szczegółowo uzasadniamy skąd wynika taka prośba, podnosimy jak zmieniły się ceny poszczególnych produktów czy też ceny energii elektrycznej. I muszę powiedzieć, że takie pisma w wielu wypadkach spotykają się z dużym zrozumieniem drugiej strony. Pary młode zdają się rozumieć wyjątkowość obecnej sytuacji w Polsce i oczywiście nie we wszystkich przypadkach, ale często przystają na propozycję podwyższenia ceny.

HdC: O jakich umowach należy jeszcze pamiętać? (tu chodzi mi np. o RODO itp.)

MK: Słusznie zauważyłaś, że gastronomia to nie tylko umowa na organizację przyjęć okolicznościowych. Równie ważna na pewno jest także sama umowa najmu lokalu gastronomicznego. Jeżeli nie dysponujemy własnym lokalem, powinniśmy zwrócić baczną uwagę na to, jakiej treści umowę najmu podpisujemy.

Ważna dla restauratorów powinna być również ochrona danych osobowych i to zarówno klientów, jak i pracowników. W większości restauracji funkcjonuje monitoring, powinniśmy zatem pamiętać, aby restauracja była właściwie oznaczona piktogramem, a do tego by każdy mógł zapoznać się z klauzulą dotyczącą przetwarzania danych osobowych. Podpisując umowę – czy to na organizację przyjęć czy z pracownikiem – gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe, dlatego również w tym wypadku powinniśmy pamiętać o dołączeniu do umowy odpowiedniej klauzuli informacyjnej RODO. A to tylko kilka przykładów na to, w jaki sposób w restauracji przetwarzamy dane osobowe i jakie działania powinniśmy podejmować, aby to przetwarzanie można było uznać za zgodne z prawem. Zapewniam, że jest ich zdecydowanie więcej.

Restauratorzy muszą także pamiętać o tym, aby zgodne z prawem było ich menu, że w przypadku organizowania konkursu w social media powinni przygotować regulamin takiego konkursu często w restauracji sprawdza się również dobrze przygotowany regulamin, który reguluje między innymi zasady rezerwacji stolików czy akceptacji zwierząt w restauracji.

Nieodzowne dla właściwej polityki zatrudnienia z pewnością jest również posiadanie dobrych dokumentów dotyczących kwestii pracowniczych, w tym skrojonego na potrzeby konkretnej restauracji regulaminu pracy.

Oczywiście nie sposób wymienić tutaj wszystkich aspektów gastronomii, w których pomocne czy też nawet niezbędne mogą okazać się dobrze przygotowane dokumenty prawne, mam jednak nadzieję, że udało mi się krótko zwrócić uwagę na najważniejsze z nich.

HdC: Dziękuję za rozmowę.

MK: Również dziękuję

Adwokat Marta Kosecka

Wszelkie informacje na temat umów (zarówno ich zawierania jak i zmian), RODO i szeroko pojętego prawa żywnościowego znajdziecie u Marty na stronie – o TUTAJ

Cieszę się, że mogłam pomóc. Zajrzyj na mojego Facebooka TUTAJ

Jeżeli potrzebujesz dokumenty HACCP i GHP-GMP dla lodziarni- zapraszam do siebie na haccpdlaciebie.pl

Pozdrawiam

Ania

Materiały zawarte na niniejszej stronie mogą być wykorzystywane lub rozpowszechniane jedynie w celach informacyjnych oraz wyłącznie z notą o prawach autorskich oraz ze wskazaniem źródła informacji.